Minggu, 04 Januari 2009

Tips: Mengadakan Acara Musik

Langkah-langkah awal untuk mengadakan sebuah pertunjukan musik:

1.Tentukan tema acara
Cari tema yang tidak membosankan “ kalau bisa merupakan ide baru, atau paling tidak merupakan ide lama yang dikemas secara lebih baik.

2.Cari sumber daya manusia yang qualified
Mengumpulkan teman yang mau berpartisipasi mengadakan sebuah pertunjukan tidaklah sulit--- yang sulit adalah membuat mereka bekerja dengan efektif. Efektif disini artinya kontribusi mereka optimal, sesuai dengan job description dari masing-masing personal, tidak tumpang tindih dan tidak sekedar menjadi penggembira. cth tim yang mengoperasikan sound sistem, pencahayaan dan alat musik. Setelah tim terbentuk, buat time schedule. Lalu tentukan tugas masing-masing personal. Pembagian tugas harus jelas. Produksi, promosi, marketing, sampai penyelenggaraan acara, dan after party show bila ada. Semua harus berjalan baik sesuai dengan time schedule yang sudah dipersiapkan sebelumnya.

3. Survei venue, sound system, dan talent
Sebuah acara akan berhasil apabila didukung oleh tepat penyelenggaraan dan performer (band) yang tepat. Tidak harus selalu tempat yang mentereng, tidak harus selalu band yang mahal. Cukup yang sesuai dengan tema acara. Sound system / sound sistem juga adalah hal yang perlu diperhitungkan, karena sejago apa pun suatu band jika tidak didukung sound system yang baik akan terdengar berantakan. Satu catatan lagi adalah jangan terlalu banyak band yang tampil, apalagi dengan jenis musik yang mirip-mirip. Bayangkan lo dengerin satu kaset diulang-ulang sampe 10 kali.

4. Media relations
Jangan mimpi bakal mendapatkan banyak sponsor kalau media yang mendukung acara cuma sedikit, apalagi kalo ga ada. Sekarang udah banyak TV swasta, radio swasta, majalah, bahkan webzine yang mau mendukung sebuah acara yang dikemas dengan baik. Tugas seorang promoter yang baik adalah merepresent acara ke media-media ini untuk dipublikasikan seluas mungkin. cth magazine, jasa sewa sound sistem dan lingkungan sekitar.

5. Buat proposal
Setelah sepakat dengan pihak venue, talent, sewa alat musik dan mendapatkan dukungan media, buat proposal yang mencantumkan ketiganya. Hal yang paling penting adalah, cari sesuatu yang bisa membuat sponsor lebih tertarik untuk berpartisipasi. Misalnya penempatan logo atau jingle iklan di screen projector, atau yang lainnya(pencahayaan). Semakin banyak kelebihan yang ditawarkan semakin baik, asal jangan sampai mengganggu estetika pertunjukan.

sumber ; http://www.fupei.com/

PROPOSAL KEGIATAN

Kata proposal berasal dari bahasa inggris yang artinya “usul” atau “lamaran” atau juga “anjuran”. Sehingga proposal disini diartikan sebagai usulan/uraian dari suatu kegiatan yang direncanakan secara sistematis dan terstruktur.

Proposal biasanya dibuat ketika kita akan melakukan suatu kegiatan. Kegiatan tersebut dapat berupa kegiatan skala kecil atau besar. Melalui proposal, panitia mencoba melakukan usulan/penawaran kepada pihak-pihak tertentu yang terkait dengan kelangsungan kegiatan tersebut. Proposal dapat berupa permohonan ijin kegiatan maupun permohonan bantuan, biasanya proposal ini berisi permohonan bantuan dana baik secara moril maupun materiil/dana/barang. Proposal permohonan bantuan dapat juga berbentuk proposal penawaran kerjasama yang sifatnya simbiosis mutualisme (saling menguntungkan) yang berarti win-win cooperation. Proposal disusun secara bersama-sama oleh kepanitiaan yang terbentuk. Proposal diusulkan/ditawarkan kepada pihak-pihak tertentu seperti :

Ø Pihak donatur

Ø Pihak sponsor

Pihak donatur adalah pihak yang kepadanya diharapkan bantuan berupa bantuan ateriil/barang/dana yang diberikan secara cuma-cuma tanpa imbal balik serupa. Pihak donatur ini biasanya adalah pihak yang memiliki ketertarikan terhadap jenis kegiatan yang direncanakan dan bersedia membantu kelancaran kegiatan secara positif.

Pihak sponsor adalah pihak yang kepadanya diberikan penawaran kerjasama yang sifatnya saling menguntungkan antara pihak panitia dengan pihak sponsor. Pihak sponsor biasanya adalah pihak yang sedang melakukan promosi/pemasaran terhadap suatu produk tertentu. Bentuk kerjasama dengan pihak sponsor berupa hubungan timbal balik dimana panitia akan meminta sejumlah uang/barang/fasilitas untuk mendukung kegiatan, sedangkan pihak sponsor meminta fasilitas dimana ia dapat mempromosikan/memasarkan produknya.


Susunan Proposal

h Halaman Judul

h Latar Belakang

h Tujuan Kegiatan

h Nama dan Tema Kegiatan

h Bentuk Kegiatan

h Peserta

h Penyelenggara

h Jadwal dan Lokasi Kegiatan

h Susunan Acara

h Susunan Panitia

h Rencana Anggaran

h Penutup

h Penawaran Kerjasama (sponsorship)


Halaman Judul

Berisi nama/judul kegiatan, lokasi dan waktu penyelenggaraan kegiatan, dan penyelenggara yang berinisiatif merencanakan kegiatan.


Latar Belakang

Berisi alasan “mengapa” kegiatan tersebut direncanakan. Latar belakang biasanya berisi 3 bagian yaitu bagian pendahuluan, bagian isi, dan bagian penutup yang pola kalimatnya dari kalimat/maksud umum ke kalimat/maksud khusus.

Tujuan Kegiatan

Berisi alasan “untuk apa” kegiatan tersebut direncanakan. Tujuan dapat terdiri dari minimal 1 tujuan atau lebih yang berurutan dari tujuan yang paling penting hingga tujuan yang kurang penting


Nama dan Tema Kegiatan

Berisi nama/judul kegiatan dan tema yang diangkat dalam kegiatan.

Contoh :

- Nama kegiatan : “Lomba Lingkungan Sehat Tingkat Kelurahan Sukomakmur 2007”

- Tema kegiatan : “Lingkungan Bersih, Masyarakat Sehat”


Bentuk Kegiatan

Berisi tentang format/bentuk sajian kegiatanC

Contoh : dengan tema “Lingkungan Bersih, Masyarakat Sehat”, bentuk kegiatannya seperti :

- Lomba Lingkungan Sehat

- Lomba Membuat Taman Toga

- Penyuluhan Kesehatan Lingkungan

- Penyemprotan Nyamuk Demam Berdarah

- Dll


Peserta

Berisi keterangan tentang “siapa” yang akan ikut dalam kegiatan. Orang yang menjadi peserta sesuai dengan segmen/jenis kegiatan yang direncanakan


Penyelenggara

Berisi keterangan siapa yang menjadi penyelenggara kegiatan. Biasanya penyelenggara ini adalah suatu kelompok organisasi atau kumpulan yang hendak melaksanakan kegiatan karena alasan tertentu. Pada bagian penyelenggara ini perlu pula ditampilkan nama dan nomor kontak atau sekretariat yang dapat dihubungi


Jadwal dan Lokasi Kegiatan

Berisi keterangan “kapan dan dimana” kegiatan akan dilaksanakan


Susunan Acara

Berisi uraian susunan acara/pelaksanaan kegiatan dari saat mulai sampai selesai. Bisa ditampilkan dalam bentuk tabel dengan format kolom tabel sesuai kebutuhan (No, Waktu, Acara, Pelaksana,dll.). Pada sebuah kegiatan yang menggunakan pembicara, sebelum penyusunan acara perlu dilakukan konfirmasi untuk menyesuaikan waktu dan durasi tiap sesi pembicaraan

Susunan Panitia

Berisi susunan kepanitiaan yang telah terbentuk. Susunan panitia ini ditampilkan agar pihak yang membaca dapat memiliki data yang jelas dengan siapa pihaknya akan bekerjasama.

Rencana Anggaran

Berisi rincian pemasukan, pengeluaran, dan kebutuhan dana yang masih diperlukan. Disusun secara sederhana tetapi tetap menggunakan prinsip penyusunan keuangan

Penutup

Berisi kalimat yang menyatakan harapan agar banyak pihak dapat tertarik untuk mendukung kegiatan. Ditandatangani oleh Ketua Pelaksana / Ketua Panitia dan mengetahui penanggungjawab kegiatan


Penawaran Kerjasama (sponsorship)

Berisi tentang bentuk-bentuk penawaran kerjasama kepada pihak sponsor. Kepanitiaan membutuhkan dukungan dalam bentuk dana, dan jumlah dana yang dibutuhkan haruslah sepadan dengan “Apa yang bisa ditawarkan / dijual“ panitia kepada pihak sponsor. Umumnya pihak sponsor tertarik berpartisipasi dalam kegiatan jika :

- Kegiatan diikuti / dihadiri oleh banyak orang

- Ada kesempatan untuk display /selling product

- Kemudahan administrasi dan birokrasi

- Kesesuaian “apa yang bisa panitia tawarkan/jual” dengan “apa yang diinginkan pihak sponsor”

Contoh

Pada sebuah kegiatan Pemilihan Putra-Putri X, pihak sponsor akan menjadi Sponsor Tunggal apabila memberikan dana sebanyak 100% dari anggaran dengan kompensasi :

- Pemasangan 1o spanduk rentang di titik strategis

- Dominasi logo perusahaan pada backdrop

- 25 ID card panitia

- 1000 lembar pamphlet

- 25 kaos panitia

- Spot media

- Announce by MC selama Main Show

- Sharing / demo produk pada puncak acara

- Pemasangan 30 standing banner produk selama Main show

Dapat juga dipilah lagi menjadi Sponsor Utama – 75% dari anggaran, Sponsor Madya – 50% dari anggaran, atau Sponsor Partisipan – 25% dari anggaran. Dapat juga langsung meminta sejumlah dana, seperti :

- Sponsor Tunggal – keseluruhan anggaran

- Sponsor Utama – Rp 5 juta

- Sponsor Madya – Rp 3 juta

- Dst


Besarnya dana yang diminta disesuaikan dengan kompensasi yang disanggupi oleh panitia. Diperlukan ketrampilan berbicara yang baik untuk dapat menarik minat pihak sponsor, karena ada kemungkinan bahwa pihak sponsor mengajukan penawaran agar dana yang dikeluarkannya tidak banyak tetapi pihak sponsor mendapatkan banyak keuntungan dari kegiatan. Jika terjadi demikian, perlu dipikirkan faktor “win-win solution / win-win benefit / win-win cooperation” antara 2 belah pihak


SELAMAT MENCOBA, KEMBANGARUM !!

http://kembangarum.wordpress.com/2008/01/30/tips-menyusun-proposal-kegiatan/

Contoh Agenda Rapat Satu Hari

No

Jam/Waktu

Acara

Petugas

1

08.30-09.00

Registrasi peserta rapat

Penerima tamu

2

09.00-09.05

Pembukaan

Pembawa acara

3

09.05-09.15

Sambutan Pimpinan Perusanaan

Pim.Perusahaan

4

09.15-10.30

Strategi Penjualan dan Pemasaran

Manajer Pemasaran

5

10.30-10.40

Coffee Break I

Konsumsi

6

10,40-12.00

Laporan Hasil Penjualan

Manajer Penjualan

7

12.00-13.30

Lunch, Sholat Dhuhur

Konsumsi/acara

8

13.30-15.15

Sessi Workshop

Peserta rapat

9

15.15-15.30

Coffeee Break II

Konsumsi

10

15.30-16.00

Strategi Pemasaran dan Penjualan 2008

Pim/wakil pimpinan Perusahaan

11

16.00

Penutup, Doa

Acara


http://greatsecretary.wordpress.com/2007/11/11/contoh-agenda-rapat-satu-har/

Manajemen Rapat (2)

Pengelolaan Konsumsi dan Akomodasi.

Sekecil dan se non formal apapun rapat yang diselenggarakan, urusan konsumsi dan akomodasi perlu mendapat perhatian. Berikut hal yang perlu diingat :

v Konsumsi diberikan dalam setiap rapat. Pemberiannya tergantung pada sikon keuangan perusahaan, dan lama rapat yang digelar.

v Jika rapat diacarakan kurang dari 3 jam, konsumsi cukup snack dan minuman teh/kopi. Tetapi jika berlangsung seharian, perlu diberikan beberapa penyajian konsumi. Biasanya penyajian makan siang (lunch), dan pemberian dua kali coffee break.

v Coffee break pertama diberikan sejam setengah sebelum lunch ( biasanya jam 11 an). Coffee Break kedua diberikan sesaat sebelum sholat ashar, sekitar jam 3 an.

v Jika rapat diselenggarakan di perusahaan, akomodasi biasanya berupa pemberian “uang transport” kepada peserta rapat. Tetapi jika rapat diselenggarakan perusahaan atau bahkan di luar kota , akomodasi diberikan dalam bentuk layanan pemberian penginapan gratis beserta uang transport.

v Urusan penginapan ditangani langsung oleh perusahaan. Dalam hal ini yang melakukan reservasi tempat untuk rapat dan tempat unguk menginap, adalah sekretaris.


Pengelolaan Tempat Rapat.

Di manapun rapat dilaksanakan, sekretaris bertugas penuh mengatur dan menyiapkan tempat rapat.

Jika rapat diselenggarakan di perusahaan, sekretaris bertugas mempersiapkan ruangan yang akan dipakai rapat lengkap dengan semua perlengkapan pendukung rapat.

Jika rapat diselenggarakan di luar kantor, sekretaris juga yang bertugas mengurus reservasi tempat, dan memastikan perlengkapan rapat di ruangan/tempat yang akan digunakan rapat, benar-benar tersedia.

http://greatsecretary.wordpress.com/2007/11/11/manajemen-rapat-2/

Kamis, 01 Januari 2009

Manajemen Rapat (1)

Membuat Rencana Rapat
Secara general, rencana rapat harus memenuhi unsure 5W + 1H, yakni :
  • Why, mengapa rapat diselenggarakan
  • What, agenda rapat atau materi yang akan dibahas dalam rapat.
  • Who, siapa peserta rapat, ini menyangkut penetuan orang yang akan diundang rapat sesuai dengan materi rapat.
  • Where, di mana rapat akan diselenggarakan.
  • When, Kapan rapat akan diselenggarakan.
  • How, bagaimana rapat akan diselenggarakan. Formal atau non formal, terbuka atau tertutup.

Mempimpin Rapat
Yang bertindak sebagai pemimpin rapat biasanya pimpinan perusahaan langsung. Namun tidak jarang karena berbagai pertimbangan, sekretaris diminta untuk memimpin rapat oleh pimpinan. Karena itu, mau tidak mau, sekretaris selain mampu dalam mengelola rapat, juga harus piawai memimpin rapat. Ada beberapa hal yang perlu disiapkan dalam memimpin rapat, yakni;

  • Memahami Tujuan rapat yang akan diselenggarakan.
  • Mengetahui wewenang dan tugas pemimpin rapat
  • Memahami Setiap acara rapat
  • Memahami Perencanaan prosedur rapat
  • Menghubungi/menyiapkan notulen rapat
  • Mengatur/memanage petugas konsumsi dan akomodasi
  • Mempersiapkan perlengkapan rapat
  • Memeriksa ruangan rapat.
  • Pimpinan rapat yang baik memenuhi criteria sebagai berikut ;

a. Berbicara spontan,
b. Mengemukakan gagasan cemerlang
c. Mampu memotivasi peserta rapat untuk aktif dalam rapat.
id.Mewakili kepentingan pimpinan dengan baik, sehingga tanpa kehadiran pimpinan, ..............rapat tetap mencapai hasil sesuai dengan yang diharapkan.

Dari beberapa hal yang telah disampaikan tadi, ada dua hal yang harus senantiasa diperhatikan secara detail dan bahkan memerlukan bantuan penanganan pihak lain. Yakni :

  • Pengelolaan konsumsi dan akomodasi
  • Pengelolaan tempat rapat

sumber :http://www.greatsecretary.wordpress.com